Na polskim rynku działa wiele oddziałów firm zagranicznych. Biorąc pod uwagę, jak perspektywiczny dla wielu branż jest polski rynek trudno dziwić się temu, że koncerny z innych krajów chcą właśnie tu prowadzić swoją działalność. Trzeba jednak pamiętać, że otwarcie oddziału zagranicznej firmy to spore przedsięwzięcie, związanie z koniecznością załatwienia szeregu formalności – w tym zwłaszcza rejestracji oddziału w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Oddział firmy zagranicznej w Polsce – od czego zacząć?
W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, iż nie ma przeszkód prawnych do tego, aby oddział firmy zagranicznej w Polsce działał w pełni legalnie. Zarówno, gdy firma ta ma główną siedzibę w Unii Europejskim, jak i w jakimkolwiek państwie poza UE. W tym celu jednak należy dokonać szeregu formalności, dostosowanych do tego jaką dokładnie działalność przedsiębiorca zagraniczny chce prowadzić w Polsce.
W praktyce może okazać się, że wystarczającym będzie otwarcie w Polsce przedstawicielstwa. Trzeba pamiętać, że działalność przedstawicielstwa nie może wykraczać poza promocję i reklamę działalności zagranicznej firmy – przedstawicielstwo nie daje bowiem uprawnień do prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej. Jeżeli więc przedsiębiorca ma zamiar prowadzić w kraju nad Wisłą szerszą działalność, to powinien otworzyć tu swój oddział, co wymaga uprzedniej rejestracji w KRS (rejestracja przedstawicielstwa również wymaga zarejestrowanie w KRS).
Rejestracja oddziału firmy zagranicznej
Rejestracja oddziału firmy zagranicznej w Krajowym Rejestrze Sądowym następuje na podstawie wniosku złożonego przez firmę zagraniczną, która chce otworzyć w Polsce swój oddział. Wniosek o rejestrację zostanie uwzględniony, jeżeli w dokumentach założycielskich firmy zagranicznej bądź w jej statucie będzie ujęta możliwość prowadzenia działalności w oddziałach zlokalizowanych w innych państwach. Gdyby się więc okazało, że tego rodzaju zapisów nie ma, to należy je uwzględnić, podejmując m.in. stosowne uchwały.
Konieczna jest również uchwała o powołaniu oddziału w Polsce, którą dołącza się do wniosku o rejestrację oddziału w KRS. Wśród załączników do wniosku koniecznie należy uwzględnić poświadczony notarialnie wzór podpisu osoby uprawnionej do reprezentowania oddziału w Polsce, odpis z zagranicznego rejestru przedsiębiorców oraz odpis aktu założycielskiego. Wniosek o rejestrację oddziału firmy zagranicznej podlega także opłacie.
Dodatkowo należy pamiętać o załatwieniu formalności z fiskusem. Zagraniczny przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania się do VAT. Polski oddział musi posiadać również numer NIP. Koniecznie nie wolno zapominać o tym rozróżnieniu – w przeciwnym przypadku w pełni legalna działalność oddziału przedsiębiorcy zagranicznego nie będzie możliwa. Księgowość oddziału również będzie musiała być prowadzona w języku polskim i według polskich przepisów. Najczęściej oznacza to konieczność sięgnięcia po usługi tutejszych doradców podatkowych i księgowych.
Wsparcie w trudnym zadaniu
Biorąc pod uwagę skalę wyzwań i trudności, jakie wiążą się z rejestracją w Polsce oddziału zagranicznej firmy, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z wyspecjalizowanej kancelarii prawnej, posiadającej doświadczenie w rejestracji takich oddziałów oraz w świadczeniu na ich rzecz pełnej obsługi prawnej. Pozwala to na znaczne uproszczenie procesu rejestracji oddziału, uniknięcie niepotrzebnych perturbacji oraz związanych z tym kosztów. Te z kolei mogą być naprawdę wysokie. Nie mówiąc już o stracie czasu związanej z próbami samodzielnego załatwienia formalności dotyczących rejestracji w Polsce oddziału firmy działającej w innym państwie.
